WhatsApp Business para talleres: plantillas, etiquetas, respuestas rápidas y límites
WhatsApp Business es la versión gratuita de WhatsApp para negocios. En un taller sirve para confirmar citas, mandar presupuestos, avisar de que el coche está listo y pedir reseñas, con plantillas que envías en dos toques. Lo que no hace es coger el teléfono: su mensaje de ausencia contesta a quien escribe, no a quien llama.
Lo primero: el perfil de empresa
La app es gratis y está pensada para pequeños negocios, con perfil, catálogo y herramientas para ordenar los chats (WhatsApp Business). Antes de nada, rellena el perfil:
- Número: el del taller, el que conocen tus clientes. Si es un fijo, verifícalo pidiendo que te llamen (ayuda de WhatsApp).
- Horario: el mismo de la puerta y de tu ficha de Google. Lo vas a necesitar para el mensaje de ausencia.
- Dirección, web y una descripción corta: qué haces y qué marcas trabajas.
6 plantillas de WhatsApp para el taller
Cambia los corchetes. Guárdalas como respuestas rápidas (más abajo te explico cómo).
1. Confirmar la cita
Hola, [nombre]. Te confirmo la cita en [Talleres Nombre] el [día] a las [hora] para el [modelo], matrícula [matrícula]. Vamos a mirar: [lo que le pasa]. Estamos en [dirección]. Si no puedes venir, contesta a este mensaje y lo cambiamos.
2. Presupuesto
Hola, [nombre]. Ya hemos revisado el [modelo]. Hay que [trabajo]. El presupuesto es de [importe] € con IVA, piezas y mano de obra incluidas. Te lo adjunto en PDF. Estaría listo el [día]. ¿Te parece bien que empecemos?
3. Aceptación del presupuesto
Para empezar, contesta a este mensaje con «Acepto el presupuesto de [importe] €». Si al desmontar aparece algo más, te llamamos antes de tocarlo.
Esto te deja constancia por escrito de lo que acordasteis. Lo que pide la norma sobre presupuesto y resguardo lo tienes en la normativa de talleres sobre presupuesto, resguardo y garantía.
4. Coche listo
Hola, [nombre]. Tu [modelo] ya está listo. Puedes pasar a recogerlo hoy hasta las [hora] o mañana desde las [hora]. Total: [importe] € con IVA. Aceptamos [tarjeta, efectivo, Bizum].
5. Recogida
Gracias por venir, [nombre]. Te dejo la factura en PDF. La garantía de la reparación es de [plazo]. Si notas algo raro, escríbenos por aquí.
6. Pedir la reseña
Hola, [nombre]. ¿Qué tal va el [modelo]? Si tienes un minuto, nos ayuda mucho que cuentes en Google qué tal te ha ido, sea lo que sea: [enlace a tu ficha]. Gracias.
Sin descuentos ni regalos a cambio: Google lo prohíbe. Lo tienes en cómo conseguir reseñas en Google.
Etiquetas: cada coche en su fase
Las etiquetas ordenan los chats por colores (funciones de WhatsApp Business). Créalas según el camino del coche por el taller:
- Pide cita
- Presupuesto enviado
- Presupuesto aceptado
- Esperando pieza
- Listo para recoger
- Entregado · pedir reseña
Al final del día, filtra por «Listo para recoger» y sabes a quién falta avisar. Con esto también te ahorras muchas llamadas de «¿está ya mi coche?».
Respuestas rápidas: escribe una vez, envía siempre
Las respuestas rápidas guardan los mensajes que mandas a menudo (funciones de WhatsApp Business). Se crean en las herramientas para la empresa con un atajo, y en el chat las sacas escribiendo «/». Por ejemplo:
| Atajo | Mensaje |
|---|---|
| /cita | Plantilla 1, confirmar la cita |
| /presu | Plantilla 2, presupuesto |
| /acepto | Plantilla 3, aceptación |
| /listo | Plantilla 4, coche listo |
| /resena | Plantilla 6, pedir la reseña |
| /donde | Dirección, horario y enlace a Google Maps |
Ojo: la respuesta rápida no se manda sola. La eliges tú, cambias los corchetes y la envías.
Mensaje de ausencia y de bienvenida
El mensaje de ausencia se activa en las herramientas para la empresa. Puedes mandarlo siempre, en un horario personalizado o solo fuera del horario comercial, que es lo normal en un taller. Para esa opción necesitas el horario puesto en el perfil, y el móvil tiene que tener conexión (ayuda de WhatsApp).
Hola, gracias por escribir a [Talleres Nombre]. Ahora estamos cerrados. Abrimos de lunes a viernes de [8:00] a [19:00]. Déjanos tu nombre, la matrícula y qué le pasa al coche, y te contestamos al abrir. Si te has quedado tirado en la carretera, llama a la asistencia de tu seguro.
El mensaje de bienvenida saluda a quien te escribe por primera vez. Úsalo para pedir lo mismo: nombre, matrícula y qué le pasa.
Catálogo: tus servicios con precio «desde»
El catálogo sirve para enseñar tus productos y servicios dentro de WhatsApp (ayuda de WhatsApp). En un taller, pon los trabajos que más te piden con precio «desde»: cambio de aceite y filtros, pastillas de freno, carga del aire acondicionado, pre-ITV. Añade siempre «precio final tras ver el coche». Así contestas a «¿cuánto cuesta…?» con un toque y sin comprometerte a un precio cerrado.
Lo que WhatsApp Business no hace
- No coge llamadas. El mensaje de ausencia responde a mensajes recibidos fuera de horario, no a llamadas (WhatsApp Business). Si llaman al taller y no lo coges, la llamada va al buzón o se pierde.
- No contesta por ti. Las respuestas rápidas las mandas a mano.
- No es una centralita. Funciona en un móvil principal y hasta cuatro dispositivos vinculados (blog de WhatsApp).
- No es para promociones sin permiso. Los avisos del servicio son parte del trabajo. Para ofertas, la ley pide consentimiento, salvo a clientes a los que ofreces servicios parecidos a los que ya contrataron, y siempre con baja fácil (Ley 34/2002, art. 21).
Y el que tiene el coche parado no se pone a escribir: llama. Si quieres que esas llamadas no se pierdan, tienes ideas en cómo atender el teléfono del taller sin dejar de trabajar.
En resumen
- Usa WhatsApp Business en el número del taller, también si es fijo.
- Guarda seis plantillas como respuestas rápidas: cita, presupuesto, aceptación, coche listo, recogida y reseña.
- Etiqueta cada chat según la fase del coche.
- Activa el mensaje de ausencia fuera de horario y un catálogo con precios «desde».
- WhatsApp no coge llamadas: para eso necesitas a alguien al teléfono.
WhatsApp para escribir, Llamela para las llamadas
Llamela es una recepcionista con IA hecha solo para talleres, y encaja justo en el hueco que deja WhatsApp. Con el desvío «si no contesta», coge las llamadas que tú no puedes y las de cuando está cerrado, sin cambiar de número. Se presenta como asistente automático, avisa de que graba y apunta nombre, teléfono, matrícula (repitiéndola para confirmarla), coche, kilómetros, qué le pasa y cuándo puede traerlo. Da tu horario, la dirección y los precios «desde», sin diagnosticar ni cerrar presupuestos. Propone la cita, tú la confirmas con la plantilla 1, y las urgencias te llegan al móvil.
Al colgar, el resumen te llega por WhatsApp y por email, y tú sigues desde el chat. Puedes escuchar la demo, ver el precio o hacerte taller piloto.
- WhatsApp Business, por qué los pequeños negocios usan WhatsApp Business.
- WhatsApp Business, funciones de la app: etiquetas, mensajes automáticos y respuestas rápidas.
- WhatsApp, funciones para empresas.
- WhatsApp, cómo usar los mensajes de ausencia.
- WhatsApp, cómo registrar tu número.
- WhatsApp, una cuenta en varios teléfonos.
- BOE, Ley 34/2002 de servicios de la sociedad de la información, artículo 21. No es asesoramiento jurídico.